Online contract ondertekenen: definitie, voordelen en werking

Online een contract ondertekenen heeft veel voordelen (vooral productiviteit), maar hoe zit het met de juridische waarde? Hoe werkt online ondertekenen in de praktijk? En is het proces veilig?

Wat is online een contract ondertekenen?

Een online contract (of elektronisch contract) is een contract dat in digitale vorm wordt opgesteld en ondertekend. Het bevat dezelfde vermeldingen als een papieren contract.

Toch is er één groot verschil. Alle stappen in de levenscyclus van een online ondertekend contract verlopen digitaal:

• Het contract opstellen / importeren in software voor elektronisch ondertekenen
• Het contract online ondertekenen
• Het contract archiveren

Online een contract ondertekenen gebeurt met software voor elektronisch ondertekenen die bewijskracht heeft.

Deze oplossing is geschikt voor uiteenlopende soorten contracten: arbeidsovereenkomsten en HR-documenten, dienstverleningscontracten, koopovereenkomsten, huurovereenkomsten, enzovoort.

Welke juridische waarde heeft een online ondertekend contract?

Papieren contract of online contract: dezelfde juridische waarde, onder twee voorwaarden!

Een online contract heeft dezelfde juridische en wettelijke waarde als een papieren contract, onder twee voorwaarden.

De persoon van wie het elektronische document afkomstig is, moet naar behoren kunnen worden geïdentificeerd, en het contract moet worden opgesteld en bewaard onder omstandigheden die de integriteit ervan waarborgen.

Met een oplossing voor elektronisch ondertekenen voldoet u aan beide voorwaarden:

• De ondertekenaars worden geauthenticeerd
• De integriteit van het document is gewaarborgd

Elektronische handtekening en juridische waarde van het online contract.

De elektronische handtekening (die méér is dan alleen het digitale equivalent van de handgeschreven handtekening) geeft het online contract zijn juridische waarde.

De authenticatie van de ondertekenaars en de integriteit van het document worden gewaarborgd door een elektronisch certificaat. Het ondertekenen vindt plaats op een beveiligd platform.

Het resultaat: ondertekenaars kunnen niet ontkennen dat zij het betreffende document hebben ondertekend!

Goed om te weten: de eIDAS-verordening, een Europees kader dat veilige digitale identificatie in Europa moet vergemakkelijken, onderscheidt verschillende niveaus van elektronische handtekeningen.

Sign.vet is een betrouwbare oplossing voor elektronisch ondertekenen, gehost in Europa en met versleuteling van gegevens. Contracten die online met Sign.vet worden ondertekend, zijn veilig en rechtsgeldig.

Online een contract ondertekenen: wat zijn de voordelen?

Tijdwinst en lagere kosten

Online ondertekenen levert organisaties tijdwinst en een hogere productiviteit op. Het is niet meer nodig om partijen die soms ver uit elkaar zitten in dezelfde ruimte bijeen te brengen om een contract te ondertekenen.

Een paar klikken volstaan. Een ander voordeel: u hoeft documenten niet meer af te drukken en te versturen.

Snellere en soepelere processen

Platforms voor elektronisch ondertekenen maken processen sneller en soepeler. De verschillende partijen (medewerkers, klanten, leveranciers, partners, enzovoort) kunnen online ondertekenen vanaf elke plek en met elk apparaat (computer, smartphone, tablet), soms zelfs zonder internetverbinding dankzij de offlinemodus.

Elektronisch ondertekenen kan dankzij de offlinemodus ook zonder internetverbinding.

Betere beveiliging van uitwisselingen en gegevens

Dankzij de elektronische handtekening is online een contract ondertekenen een uiterst veilig proces. Om de beveiliging zo ver mogelijk te brengen, kiest u een soevereine oplossing voor elektronisch ondertekenen die voldoet aan de eIDAS-verordening.

De gegevens blijven ook na de ondertekening beschermd, want het document wordt verzegeld zodra de ondertekenaars hun toestemming geven. Het contract wordt vervolgens veilig gearchiveerd.

Hoe onderteken je een contract online? De stappen op een rij.

Online een contract laten ondertekenen gaat in meerdere stappen. De volledige levenscyclus van het contract is gedigitaliseerd en wordt online beheerd, doorgaans in deze volgorde:

• Inloggen in de software voor elektronisch ondertekenen
• Het te ondertekenen contract uploaden
• Het contract instellen (bijvoorbeeld bijlagen toevoegen)
• De ondertekenaars toevoegen (met hun contactgegevens)
• Het contract naar de ondertekenaars sturen (zij ontvangen een melding, e-mail of sms waarmee ze het contract kunnen openen, lezen, paraferen en ondertekenen)
• Online ondertekenen

En dat is alles! Na ondertekening wordt het contract gearchiveerd.

Online contracten ondertekenen is eenvoudig en snel. Steeds meer organisaties die productiever willen werken zonder concessies te doen aan veiligheid, maken er gebruik van.

Laat het ondertekenen van uw contracten soepeler en veiliger verlopen met de oplossing voor elektronisch ondertekenen van Sign.vet.

Dit artikel kan u ook interesseren: “De voordelen van de elektronische handtekening.”

Dit artikel delen