Online-Vertragsunterzeichnung: Definition, Vorteile und Ablauf

Die Unterzeichnung von Verträgen online bietet zahlreiche Vorteile (vor allem eine höhere Produktivität) – doch wie steht es um ihre Rechtswirksamkeit? Wie funktioniert die Online-Vertragsunterzeichnung konkret? Ist der Prozess sicher?

Was ist die Online-Vertragsunterzeichnung?

Ein Online-Vertrag (bzw. elektronischer Vertrag) ist ein Vertrag, der in digitaler Form erstellt und unterzeichnet wird. Er enthält dieselben Angaben wie ein Papiervertrag.

Dennoch gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen beiden: Alle Phasen im Lebenszyklus eines online unterzeichneten Vertrags sind digitalisiert:

• Erstellung des Vertrags / Import in eine Software für die elektronische Signatur
• Online-Unterzeichnung des Vertrags
• Archivierung des Vertrags

Die Online-Vertragsunterzeichnung erfolgt mit einer Software für die elektronische Signatur, die rechtlich beweiskräftig ist.

Diese Lösung lässt sich für unterschiedliche Vertragsarten nutzen: Arbeitsverträge und Personaldokumente, Dienstleistungsverträge, Kaufverträge, Mietverträge usw.

Welche Rechtswirksamkeit hat die Online-Vertragsunterzeichnung?

Papiervertrag, Online-Vertrag: gleiche Rechtswirksamkeit – unter zwei Voraussetzungen!

Ein Online-Vertrag hat unter zwei Voraussetzungen dieselbe rechtliche Wirkung wie ein Papiervertrag.

Die Person, die das elektronische Dokument erstellt hat, muss zuverlässig identifiziert werden können, und der Vertrag muss so erstellt und aufbewahrt werden, dass seine Integrität gewährleistet ist.

Mit einer Lösung für die elektronische Signatur lassen sich genau diese beiden Voraussetzungen erfüllen:

• Unterzeichner authentifizieren
• Die Integrität des Dokuments gewährleisten

Elektronische Signatur und Rechtswirksamkeit des Online-Vertrags

Die elektronische Signatur (die nicht bloß das digitale Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift ist) verleiht dem Online-Vertrag seine Rechtswirksamkeit.

Die Authentifizierung der Unterzeichner und die Integrität des Dokuments werden durch ein elektronisches Zertifikat gewährleistet. Die Unterzeichnung erfolgt auf einer gesicherten Plattform.

Das Ergebnis: Die Unterzeichner können nicht bestreiten, das betreffende Dokument unterzeichnet zu haben!

Wichtig zu wissen: Es gibt verschiedene Stufen der elektronischen Signatur, die in der eIDAS-Verordnung festgelegt sind – einem europäischen Rahmen, der die sichere digitale Identifizierung in Europa erleichtern soll.

Sign.vet ist eine vertrauenswürdige Lösung für die elektronische Signatur, die in Europa gehostet wird und Daten verschlüsselt. Mit Sign.vet online unterzeichnete Verträge sind sicher und rechtlich gültig.

Verträge online unterzeichnen: Welche Vorteile gibt es?

Zeitersparnis und geringere Kosten

Die Online-Unterzeichnung bringt Organisationen Zeit- und Produktivitätsgewinne. Es ist nicht mehr nötig, teils weit entfernte Vertragspartner zur Unterzeichnung eines Vertrags in einem Raum zusammenzubringen.

Dafür genügen heute wenige Klicks. Ein weiterer Vorteil: Beim Online-Unterzeichnen entfällt das Ausdrucken und Versenden der Dokumente.

Schnellere und reibungslosere Abläufe

Plattformen für die elektronische Signatur beschleunigen und vereinfachen die Abläufe. Die verschiedenen Beteiligten (Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten, Partner usw.) können von überall und mit jedem Gerät online unterzeichnen (Computer, Smartphone, Tablet) – dank des „Offline“-Modus teilweise sogar ohne Internetverbindung.

Dank des „Offline“-Modus kann die elektronische Signatur auch ohne Internetverbindung geleistet werden.

Mehr Sicherheit für Datenaustausch und Daten

Dank der elektronischen Signatur ist die Online-Vertragsunterzeichnung ein hochsicherer Prozess. Voraussetzung für maximale Sicherheit ist die Wahl einer souveränen Lösung für die elektronische Signatur, die der eIDAS-Verordnung entspricht.

Die Datensicherheit gilt auch über die Unterzeichnung hinaus, denn das Dokument wird versiegelt, sobald die Unterzeichner ihre Einwilligung erteilen. Der Vertrag wird anschließend sicher archiviert.

Wie unterzeichnet man einen Vertrag online? Die einzelnen Schritte

Die Online-Vertragsunterzeichnung läuft in mehreren Schritten ab. Der gesamte Lebenszyklus des Vertrags wird digital abgebildet und online verwaltet, in der Regel in dieser Reihenfolge:

• In der Software für die elektronische Signatur anmelden
• Den zu unterzeichnenden Vertrag hochladen
• Den Vertrag konfigurieren (z. B. Anlagen hinzufügen)
• Die Unterzeichner des Vertrags hinzufügen (über ihre Kontaktdaten)
• Den Vertrag an die Unterzeichner senden (sie erhalten eine Benachrichtigung, E-Mail oder SMS, über die sie den Vertrag aufrufen, lesen, abzeichnen und unterzeichnen können)
• Online unterzeichnen

Das war’s schon! Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag archiviert.

Einfach und schnell: Die Online-Vertragsunterzeichnung ist ein technischer Prozess, den immer mehr Organisationen nutzen, die produktiver werden möchten, ohne bei der Sicherheit Abstriche zu machen.

Vereinfachen und sichern Sie die Unterzeichnung Ihrer Verträge mit der Lösung für die elektronische Signatur Sign.vet.

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